Comitiva de la UNE de visita en la Cámara de Diputados.La Universidad Nacional del Este comenzó la implementación del proyecto “Kuatia`yre” oficina sin papeles ya en el año 2017. El proyecto aprobado por Resolución Nº 086/2016, tiene como objetivo reducir el uso del papel en la gestión de la UNE, reemplazándolo por el formato digital.

En junio del año pasado el proyecto fue presentado a parlamentarios de la Cámara de Diputados con el objetivo de intercambiar experiencias y demostrar el proceso desde la implementación, teniendo en cuenta la disminución del uso de papel e insumos. La comitiva de la UNE estuvo integrada por el Prof. Ing. Carlos Enrique Montiel (Director General de Investigación), Prof. Ing. Héctor Daniel Zayas (Coordinador Proyecto Kuatia’ỹre), Prof. Abg. Mirta Brítez (Docente investigadora). Fueron recibidos por los diputados Sebastián García y Tito Ibarrola.

Cabe mencionar que, en la UNE para operativizar el plan, desde el Rectorado a través de la Dirección General de Investigación, fue creado un Gestor de Actividades aprobado por Resolución N° 794/2017. Consiste en una herramienta tecnológica basada en ambiente web que permite el control y seguimiento de las actividades y documentos internos, en las diferentes dependencias del Rectorado, en forma totalmente digital. Así también, registrar documentos ingresados por usuarios externos para trámites académicos y administrativos.

Portada del Gestor de actividades implementado desde el Rectorado de la UNE.El Gestor admite la visualización de tareas por dependencia, cuantificando trabajos asignados, y nivel de prioridades para dar respuesta de manera inmediata, urgente, alta, normal o baja, a cada expediente que se genera en la institución. Así también, quiénes son los “autores” de cada acción realizada y cuántas le fueron asignadas a cada dirección/departamento. Igualmente, se puede visualizar número de tareas abiertas, cerradas o finiquitadas. Otro aspecto resaltante es que el Gestor evidencia cuántas direcciones o dependencias interactúan en la realización de una u otra acción, cuántos funcionarios participaron en la misma, y qué específicamente hizo cada uno de ellos.

Cabe resaltar que, en esta cuarentena por el COVID- 19 la herramienta es de gran utilidad para medir el impacto de la producción laboral de los funcionarios y directivos, a distancia.

El proyecto de la UNE está respaldado en estudios previos realizados por la Dirección General de Investigación del Rectorado, y que dan cuenta que el 90% de las tareas típicas de las instituciones públicas giran alrededor de la búsqueda y distribución de documentos en papel. El promedio de copias por documento es de 19 veces al año. El 50% de lo archivado es copia o fotocopia de los documentos y el 85% de lo generado nunca se vuelve a utilizar. Con el proyecto “Kutia`yre, oficina sin papeles”, la Universidad Nacional del Este ofrece un pequeño aporte para el mundo en concordancia con el Objetivo de Desarrollo Sostenible (ODS). Mediante el uso del Gestor se simplifican procesos, y consecuentemente mejora el servicio de atención al público.

Los beneficios de la implementación son el ahorro en el costo del papel, impresión, almacenamiento, transporte y distribución. En materia ambiental se disminuye el consumo de madera, árboles, evitando la contaminación del agua, atmósfera y gastos de energía, así como la generación de inmensa cantidad de desechos. En cuanto a la eficiencia en las oficinas representa un ahorro sustancial en horas/hombre dedicadas a la localización y gestión de documentos, que consecuentemente conlleva flujos de información ineficientes.

Cabe recordar que, el 02 de julio de este año, el presidente Mario Abdo Benítez promulgó la Ley Nº 6562, que aprueba la reducción de la utilización de papel en la gestión pública y su reemplazo por el formato digital. El objetivo de la ley es reducir el uso del papel en la gestión pública y reemplazarlo por el formato digital que deberá quedar registrado, tramitado o gestionado en línea. Así, los ministerios, gobernaciones, municipalidades, entes autónomos, autárquicos y descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria, deberán obligatoriamente adherirse al servicio de gestión de documentos en línea.

Señala además que el Ministerio de Hacienda será el encargado de controlar que los respectivos presupuestos sean elaborados dando cumplimiento a la Ley. Refiere que es una falta grave el incumplimiento de la normativa.

Estos son los insumos y herramientas cuyo uso se ahorra con la implementación del proyecto “Kuatia`yre”.